In cadrul actelor de comunicare (in special in cadrul dialogului), intalnim doi participanti, fiecare jucand unul din cele doua roluri: emitentul si receptorul mesajului. Aceste roluri nu sunt batute in cuie, ci sunt intersanjabile pe parcursul actului de comunicare.

Voi enumera in continuare cateva reguli, ale caror respectare asigura intr-o buna masura o buna comunicare. Comunicarea va fi inteleasa aici in sensul sau functional, ca si act de transmitere a unui mesaj intre doua persoane.

1. Evalueaza contextul comunicarii

Unele conversatii esueaza pur si simplu pentru ca au loc in contextul nepotrivit (de loc sau de timp). Prin urmare, emitentul trebuie sa evalueze contextul inainte de a declansa actul comunicarii in sine. Aceasta evaluare se poate face prin identificarea raspunsului la urmatoarele intrebari:

• este ascultatorul preocupat cu altceva ? Are acesta starea de spirit necesara pentru o comunicare eficienta?
• sunt prezente multe elemente de distragerea a atentiei ?
• este suficient timp pentru a finaliza povestea fara ca participantii sa se simta sub presiunea timpului ?

2. Capteaza-i atentia

Un bun comunicator stie cat de important este ca receptorul sa fie implicat activ in actul comunicarii. In cadrul oricarui act de comunicare au loc simultan de fapt 3 dialoguri: dialogul propriuzis dintre cele doua persoane si cel interior, adesea nerostit, purtat de fiecare din participanti. Tendinta naturala umana este de a directiona atentia spre propriile ganduri, spre “interior”, prin urmare redirectionarea acesteia spre stimulii din exteriorul propriei persoane necesita un efort suplimentar, nu doar din partea emitentului, ci si a receptorului.

Emitentul va acorda atentie in primul rand propriului limbaj non-verbal, adecvandu-l situatiei de comunicare: pozitia corpului, contactul vizual, tonul si ritmul vocii etc.

Modul in care povestitorul incepe conversatia este de asemenea important. Un bun comunicator stie ca daca receptorul va investi atentie in conversatie, trebuie ca acestuia sa i se ofere ceva in schimb. Unul din felurile in care acest lucru poate fi obtinut este sa ii arate ascultatorului cat de mult pret pune pe opinia acestuia:

“Doresc foarte mult sa aflu opinia ta despre…”

O alta modalitate este prezentarea beneficiului pe care il poate obtine in urma conversatiei:

“Daca rezolvam acum aceasta situatie, nu te voi mai deranja cu ea in viitor…”

Dramatismul poate fi de ajutor in unele situatii:

“Nu ai sa ghicesti niciodata ce mi s-a intamplat…”

Una din cele mai usoare modalitati de a pierde atentia celuilalt este sa vorbesti prea mult timp, fara a-i acorda timp sa respire, sa intervina, sa ofere feedback. Atentia lui va fi la capacitate maxima doar pentru cateva minute, prin urmare este important ca emitentul sa isi imparta actul comunicarii mesajului in parti care sa se suprapuna pe perioadele de atentie maxima a receptorului.

3. Asigura-te ca transmiti mesajul care vrei sa fie inteles

Cand comunici in cadrul unui dialog, cealalta persoana va incerca permanent sa decodifice mesajul, sa inteleaga ce vrei sa ii transmiti. Daca destinatarul mesajului are probleme in a-l intelege, apare riscul ca atentia acestuia sa se disipeze, in lipsa energiei necesare sustinerii acesteia, iar mesajul sa fie prost inteles sau sa nu fie inteles deloc.

Doua din cele mai usoare modalitati de a usura sarcina celuilalt de intelegere a mesajului transmis sunt oferirea unei introduceri (“titlu”) si sublinierea.

I. Introducerea

Ziarele si revistele folosesc titlurile pentru a oferi cititorului o idee despre continutul articolului pe care il preced. Povestitorul va face acelasi lucru, in conditiile in care are o imagine   de ansamblu clara asupra a ceea ce doreste sa transmita.

“Vreau sa discutam despre opinia mea referitoare la planul pe care mi l-ai prezentat. Sunt cateva puncte care mi-au atras atentia, insa pe ansamblu sunt multumit de el”

Folosind o introducere, ascultatorul va avea un indiciu despre mesajul ce urmeaza a fi transmis. Este la fel ca atunci cand folosim imaginea originala cand incercam sa refacem un puzzle.

II. Sublinierea

De multe ori intr-o conversatie se intampla ca mesajul ce se doreste sa fie transmis devine mai clar pentru emitentul acestuia pe parcursul comunicarii si nu de la inceputul acesteia. Cand “pica fisa”, ideal este ca acest lucru sa fie transmis explicit ascultatorului:

“Ceea ce vreau sa iti spun de fapt este ca abia astept excursia noastra, insa sunt ingrijorat in privinta costurilor.”

“M-am gandit mai bine si cred ca principala problema este modul in care isi alege prietenii”.

4. Explicarea contextului

Inainte de transmiterea propriuzisa a mesajului, emitatorul trebuie sa ofere informatii de baza privind contextul derularii acestuia, daca ascultatorul nu le cunoaste. Acest lucru poate fi obtinut oferind, acolo unde este cazul, raspunsuri intrebarilor de baza: unde (se petrece actiunea), cine (participa la actiune), cand (se petrece actiunea), ce (se petrece).

Scopul este, la fel ca si la punctul 3.I oferirea unui sprijin interlocutorului pentru a decoda corect mesajul.

5. Fill in the picture

Una din cele mai importante abilitati ale mintii umane este de a umple golurile informationale; daca emitatorul nu ofera suficiente informatii, mintea umana inevitabil le va inlocui si de multe ori aceasta poate duce la interpretari gresite ale mesajului transmis, cauzate de presupuneri eronate.

Pentru a evita acest lucru, este important sa oferi urmatoarele informatii:

• fundalul: informatii de baza pentru intelegerea mesajului (vezi punctul precedent)
• versiunea proprie: ceea ce (nu) ai facut /spus
• versiunea celorlalti: ceea ce altii (nu) au facut / spus
• ganduri si sentimente: referitoare la oricare din datele de mai sus

Iata un exemplu de conversatie in care lipsesc fundalul si propria versiune:

“Versiunea celorlalti: Andrei s-a intors ieri si s-a enervat teribil. A inceput sa tipe la mine ca apartamentul arata oribil si apoi mi-a spus ca nu isi va plati partea sa de chirie.

Ganduri si sentimente: Nu avea dreptul sa se poarte asa si m-am simtit jignit de comportamentul sau.”

Acum si versiunea cu toate elementele incluse:

“Fundalul: Andrei, persoana cu care impart apartamentul in chirie, a fost de acord sa dau o petrecere cat a lipsit din localitate, cu conditia sa fac curatenie dupa”

Versiunea proprie: Din pacate, am fost sa imi vizitez parintii in weekend, asa ca nu am mai avut timp sa fac curatenie in apartament.

Versiunea celorlalti: Andrei s-a intors ieri si s-a enervat teribil. A inceput sa tipe la mine ca apartamentul arata oribil si apoi mi-a spus ca nu isi va plati partea sa de chirie.

Ganduri si sentimente: Nu avea dreptul sa se poarte asa si m-am simtit jignit de comportamentul sau.”

Relatarea capata un cu totul alt inteles cand toate elementele descrise mai sus sunt prezente. In prima versiune, “povestitorul” pare a fi victima comportamentului lui Andrei, in timp ce in a doua versiune comportamentul acestuia devine justificat, in lumina noilor informatii.

6. Da viata povestii

O comunicare ce creaza imagini in mintea receptorului are un impact mult mai mare si este mai usor de impartasit ulterior.

Imagineaza-ti o cladire. Este destul de dificil, deoarece termenul “cladire”, de sinestatator, este mult prea general. Acum imagineaza-ti o coliba din lemn, la tara, inconjurata de pajiste, cativa copaci, in bataia soarelui. Deja imaginea ti se formeaza in minte, deoarece descrierea este mult mai specifica.

Daca povestesti o intamplare, transpune-te in poveste si vorbeste ca si cum ai retrai-o. Imbogateste descrierea cu imagini, sunete, sentimente, asa cum acestea erau in acel moment, iar comunicarea va fi mai “plina de viata”. Ofera informatii cat mai putin vagi si evita stereotipurile in descrierea elementelor de fundal,  a versiunii proprii si a celorlalti, a gandurilor si sentimentelor.

7. Urmareste indiciile

Orice comedian stie ca publicul sau reprezinta cea mai buna sursa de informatii cu privire la calitate reprezentatiei. Acesta va cauta indicii in public pentru a-si raspunde la intrebari cum ar fi “Trebuie sa vorbesc mai tare/incet, mai repede/lent? Trebuie sa incerc o gluma noua acum sau pot sa mai astept?”.

Un bun comunicator va cauta permanent indicii la ascultator cu privire la calitatea actului comunicarii, iar cea mai buna sursa de astfel de indicii o reprezinta limbajul nonverbal al acestuia. O alta sursa foarte buna de informatii este descrisa la pct. 8.

8.Solicita feedback

Cum poti fi sigur ca mesajul tau a fost corect inteles ? Doar daca celalalt iti spune ceva din care reiese sigur ca a inteles corect mesajul.

Prin urmare, pentru a putea confirma buna intelegere a mesajului de catre receptor, pur si simplu intreaba-l. Atentie insa la modul in care este formulata cererea de feedback si frecventa acesteia – riscul este ca receptorul sa creada ca ii subestimezi capacitate de intelegere. Din acest motiv, ideal este sa rezervi momentul solicitarii de feedback pentru punctele cheie, pentru ideile principale ale comunicarii.

Referitor la modul de solicitare, un exemplu de varianta este: “Are sens pentru tine ce iti spun ? Cum vezi tu problema ?”. Daca din feedback-ul persoanei reiese ca nu a inteles corect mesajul, atunci tocmai ti-ai acordat o ocazie de a relua transmiterea acestuia.

Intelegerea corecta a mesajului este facilitata si de sumarizarea ideilor in anumite puncte ale conversatiei. Multe din conversatiile noatre sunt despre ajungerea la un acord, iar formarea deprinderii de sumarizare a ideilor, a obiectului acordului, asigura de multe ori eliminarea neintelegerilor.

***

Asa cum se intampla cu orice categorisire, orice reguli sau sfaturi, nici cele enumerate mai sus nu sunt batute in cuie. Vei intalni situatii cand se impune respectarea unora si ignorarea altora, insa regula cea mai importanta (aceasta e exceptia pe care o bat in cuie) este sa dispui de abilitatea de a jongla cu ele in functie de fiecare context de comunicare.

Posted By: Cosmin Bolohan